Une plateforme de facturation électronique temporairement indisponible ne doit pas paralyser les ventes, les achats ou la trésorerie. Il faut qualifier l’incident, conserver les preuves, utiliser si nécessaire un canal de continuité puis régulariser le flux électronique dès le rétablissement.
La règle pratique : maintenir la relation commerciale sans créer une seconde facture, puis rapprocher chaque transmission provisoire de la facture électronique régularisée.
Plateforme indisponible : les six actions immédiates
- Identifier l’origine : votre plateforme, celle du client, l’annuaire, le raccordement ou un prestataire technique.
- Horodater l’incident et conserver message d’erreur, notification, capture, ticket support et échanges.
- Recenser les factures concernées, leurs échéances et les risques réels pour l’activité ou la trésorerie.
- Traiter les flux encore possibles et isoler uniquement ceux que l’incident bloque réellement.
- Utiliser un canal alternatif si nécessaire pour porter la facture à la connaissance du client, en indiquant qu’il s’agit d’une transmission de continuité.
- Régulariser sans délai dès le rétablissement et contrôler l’absence de double paiement, comptabilisation ou déclaration.
Peut-on envoyer la facture par e-mail ou en PDF ?
Oui, lorsqu’une indisponibilité empêche temporairement l’émission électronique et qu’un blocage d’activité ou de trésorerie doit être évité, la DGFiP prévoit qu’un canal alternatif puisse assurer la continuité. Cette transmission ne remplace pas durablement le canal réglementaire : elle doit être suivie de la transmission électronique de la même facture ou d’une régularisation dans les meilleurs délais.
Le document transmis provisoirement doit conserver le même numéro et se rattacher à la même opération. Retrouvez aussi le guide Facture PDF après septembre 2026 : que faire ?.
Le registre de continuité à tenir
- numéro, date, client, montant et échéance de la facture ;
- plateforme et étape du flux concernées ;
- début et fin de l’incident, preuves et numéro du ticket support ;
- canal alternatif utilisé, date et destinataire ;
- date de transmission électronique ou de régularisation ;
- contrôle final du paiement, de la comptabilisation, de la TVA et de l’archivage.
Éviter les doublons lors de la reprise
Ne créez pas une nouvelle facture uniquement parce que la première a été transmise provisoirement. Rapprochez les pièces par numéro, date, montant, fournisseur ou client et identifiant technique. Informez le destinataire que la version reçue après rétablissement régularise la même opération et ne doit pas déclencher un second traitement.
Si une nouvelle facture est juridiquement nécessaire après annulation ou refus fondé, documentez le lien avec la pièce initiale et appliquez le processus de correction approprié.
Que conserver pour démontrer vos démarches ?
Gardez les messages d’erreur, notifications de plateforme, tickets, captures horodatées, échanges avec le client et le prestataire, liste des flux touchés, décisions prises, transmissions provisoires et preuves de régularisation. Ces éléments montrent la réalité de l’incident, les actions entreprises et la reprise maîtrisée.
Préparer la procédure avant l’incident
Responsabilités
Désignez qui qualifie l’incident, ouvre le ticket, autorise le canal alternatif, informe les clients et pilote la reprise.
Contrôles de reprise
Prévoyez le rapprochement des numéros, paiements, écritures, déclarations et pièces archivées avant de clore l’incident.
Ressources AVESIA
Consultez le dossier facturation électronique 2026, la checklist 2026-2027 et la formation intra-entreprise pour formaliser votre propre procédure de continuité.
Source officielle
- DGFiP — Guide pratique de démarrage de la facturation électronique, questions 13 à 16.