Vous recevez encore une facture par e-mail, sous forme de PDF ou sur papier après le démarrage de la facturation électronique. Faut-il la refuser, suspendre le paiement ou attendre qu’elle arrive par une plateforme agréée ?
La réponse officielle est plus pragmatique : une facture correspondant à une opération réelle et comportant les informations nécessaires ne doit pas être écartée uniquement parce qu’elle a emprunté un autre canal. Il faut toutefois organiser sa régularisation lorsque le fournisseur est soumis à l’émission électronique et empêcher tout double traitement.
Facture PDF après septembre 2026 : la traiter ou la refuser ?
Le guide de la DGFiP indique qu’une facture reçue par mail, PDF ou papier peut être traitée et payée. La réforme modifie le circuit de transmission ; elle ne supprime pas la réalité de l’opération ni, à elle seule, le droit à déduction de la TVA lorsque les conditions habituelles sont réunies.
Le premier réflexe n’est donc pas de rejeter automatiquement le document. Vérifiez le fournisseur, le client, le numéro de facture, la date, les montants, la TVA, l’opération concernée et les autres mentions nécessaires au traitement.
Un PDF simple n’est pas une facture électronique conforme
Un PDF ordinaire reste un document lisible par une personne, mais il ne constitue pas à lui seul une facture électronique au sens du nouveau circuit. Une facture électronique s’appuie sur une plateforme agréée et sur des données structurées. Selon les outils et les échanges, les formats peuvent notamment être Factur-X, UBL ou CII.
Traiter temporairement un PDF ne revient donc pas à considérer le canal comme conforme. Cela permet d’assurer la continuité de l’activité pendant que le fournisseur et les entreprises concernées régularisent la transmission.
La procédure en six étapes
- Identifier l’opération : fournisseur, client, numéro, date, montant et objet de la facture.
- Contrôler le contenu : vérifier les mentions et les éléments nécessaires au traitement comptable et fiscal.
- Rechercher le canal électronique : vérifier si la même facture est déjà arrivée sur la plateforme ou dans le logiciel.
- Désigner une facture de référence : une seule version doit poursuivre le circuit de validation, de comptabilisation et de paiement.
- Demander la régularisation : lorsque le fournisseur est légalement tenu d’émettre électroniquement, lui demander une transmission par le circuit attendu.
- Conserver la trace : document initial, échanges, rapprochement, difficulté rencontrée et régularisation effectuée.
Que faire si la facture arrive ensuite par la plateforme ?
Comparez les éléments d’identification : numéro, date, fournisseur, client, montant et opération. S’ils concordent, il s’agit normalement d’une même facture reçue par plusieurs canaux.
Conservez une seule facture comme référence et marquez les autres exemplaires comme copie, doublon ou duplicata. La même opération ne doit produire ni double comptabilisation, ni double paiement, ni double déduction de TVA.
Quand faut-il demander une clarification ?
- les numéros, dates ou montants ne concordent pas ;
- la facture ne correspond pas à une livraison ou une prestation identifiable ;
- le fournisseur indique une annulation, un avoir ou une réémission ;
- la plateforme ou le logiciel affiche un statut de rejet ;
- vous ne pouvez pas déterminer quelle version doit être traitée.
Dans ces situations, limitez le blocage à la facture concernée et contactez rapidement le fournisseur, la plateforme ou le prestataire comptable.
Les preuves utiles à conserver
- la facture et les documents commerciaux associés ;
- la date et le canal de réception ;
- les échanges avec le fournisseur, l’éditeur ou la plateforme ;
- le motif de la difficulté ou de la régularisation ;
- le rapprochement montrant qu’une seule opération a été comptabilisée et payée.
Ressources pour sécuriser la suite
Consultez le dossier facturation électronique 2026-2027, la checklist de préparation et la page dédiée aux TPE et PME. Pour formaliser une procédure adaptée à vos outils et à vos rôles, une formation intra-entreprise peut réunir les personnes qui réceptionnent, valident, comptabilisent et paient les factures.
Sources officielles
- DGFiP — Guide pratique de démarrage de la facturation électronique, notamment les questions 3, 4, 6 et 16.
- Service-Public.fr — Comment se préparer à la facturation électronique ?