Votre entreprise reçoit bien une facture électronique, mais le logiciel comptable, l’outil de gestion ou l’organisation interne ne permet pas encore de la traiter correctement. Cette difficulté ne doit pas conduire à interrompre le traitement, retarder artificiellement le paiement ou désorganiser la relation commerciale.
La réponse attendue tient en trois actions : identifier précisément le blocage, mettre en place un traitement transitoire traçable et piloter sa correction avec l’éditeur, le prestataire, l’expert-comptable ou la plateforme agréée.
Logiciel incapable de traiter une facture électronique : les actions immédiates
- Identifier la difficulté exacte : intégration automatique impossible, lecture, format, paramétrage, droits, routage ou processus interne inachevé.
- Recenser les factures touchées et séparer les flux encore traitables des flux réellement bloqués.
- Ouvrir un ticket documenté auprès du bon interlocuteur et obtenir un suivi ainsi qu’un calendrier de correction.
- Activer une procédure transitoire permettant la lecture, la validation, la comptabilisation et le paiement sans perdre la traçabilité.
- Éviter tout double traitement entre la facture électronique, une éventuelle copie de travail et la future intégration automatique.
- Régulariser puis contrôler les flux concernés dès que l’outil retrouve le fonctionnement attendu.
Ce que la procédure transitoire doit conserver
- l’identifiant, le numéro, la date, le fournisseur et le montant de chaque facture ;
- la date de réception et le canal électronique d’origine ;
- la difficulté rencontrée et les flux concernés ;
- les validations internes, l’échéance et la preuve du paiement ;
- les tickets support, échanges, notifications et dates annoncées ;
- la copie utilisée pour travailler, clairement identifiée comme telle ;
- le rapprochement final avec la facture électronique et la suppression de tout risque de doublon.
Une copie de travail ne devient pas une deuxième facture
Si une extraction lisible ou une copie est nécessaire pour poursuivre le traitement, rattachez-la explicitement à la facture électronique reçue. Elle sert à la continuité interne : elle ne doit générer ni nouveau numéro, ni deuxième paiement, ni seconde comptabilisation, ni double déduction de TVA.
Le registre transitoire doit permettre à une autre personne de comprendre immédiatement quelle pièce fait foi, où elle a été reçue et comment le traitement a été sécurisé.
Qui contacter selon la cause ?
Outil ou intégration
Éditeur, intégrateur, service informatique ou expert-comptable pour le paramétrage, les formats, les droits et l’intégration comptable.
Réception ou transmission
Plateforme agréée ou prestataire raccordé pour le routage, le rattachement, les statuts et les incidents de transmission.
Si l’incident vient d’un prestataire
La DGFiP indique qu’une défaillance réelle d’un tiers est un élément d’appréciation lorsqu’elle est documentée et suivie d’actions correctives. Elle ne dispense toutefois pas l’entreprise de piloter sa mise en conformité.
Conservez l’origine de l’incident, les dates de signalement, les réponses du prestataire, les solutions temporaires, les flux isolés et la preuve que la résolution a été suivie. Traitez ce qui peut l’être et organisez la régularisation des flux bloqués dans les meilleurs délais.
Prévenir le prochain blocage
Testez un échantillon de bout en bout : réception, lecture, validation, imputation, rapprochement, paiement, archivage et gestion d’un rejet. Désignez un responsable du flux et formalisez la procédure de secours avant qu’un incident réel ne survienne.
Si le raccordement lui-même n’est pas stabilisé, consultez le guide Plateforme agréée non choisie : que faire en 2026 ?.
Ressources AVESIA
Retrouvez le dossier facturation électronique, la checklist 2026-2027 et la formation intra-entreprise adaptée à vos processus.
Source officielle
- DGFiP — Guide pratique de démarrage de la facturation électronique, questions 2 et 25.