Une facture électronique rejetée par une plateforme et une facture refusée par l’acheteur ne décrivent pas la même situation. Le rejet correspond à un incident ou une anomalie à corriger ; le refus est un statut du cycle de vie, obligatoirement motivé, exprimé par l’acheteur.
Dans les deux cas, l’objectif est de comprendre le motif, corriger ce qui doit l’être, maintenir la continuité de l’activité et conserver les éléments expliquant chaque décision.
Facture rejetée ou refusée : commencez par distinguer le statut
Rejet par une plateforme
Anomalie technique ou fonctionnelle : données, format, routage, destinataire, raccordement ou transmission. L’incident doit être analysé et corrigé durablement.
Refus par l’acheteur
Statut de cycle de vie motivé, utilisé dans les cas prévus par la norme. Il ne doit pas servir à trancher un simple litige commercial.
Que faire si la plateforme rejette la facture ?
- Lire le statut ou le message de rejet et identifier la facture concernée.
- Localiser la cause : données de la facture, format, adresse du destinataire, rattachement, routage ou incident du prestataire.
- Corriger l’erreur lorsqu’elle vous est imputable, puis retransmettre la facture par le circuit électronique.
- Solliciter la plateforme, le prestataire ou le client lorsque la difficulté concerne la transmission ou les données de réception.
- Vérifier le nouveau statut et s’assurer que le destinataire dispose réellement de la facture.
- Conserver les preuves : message, cause, correction, facture régularisée, ticket support et échanges.
Peut-on envoyer une copie pendant la correction ?
Si le rejet empêche le destinataire de disposer de la facture et risque de bloquer l’activité, le paiement ou la trésorerie, le guide DGFiP prévoit la possibilité d’envoyer un double par un canal alternatif.
Cette copie doit être clairement rattachée à la facture concernée : numéro, date, montant, canal initial et motif de l’envoi. Elle ne doit pas créer une deuxième opération. Consultez la procédure pour une facture PDF ou un duplicata afin d’éviter les doubles paiements et comptabilisations.
Que faire si l’acheteur refuse la facture ?
Commencez par analyser le motif. Le refus vise une non-conformité réglementaire non détectée par la plateforme, une facture mal adressée ou le non-respect de conditions contractuelles empêchant son traitement, dans les limites prévues par la norme.
Si le refus est fondé
Corrigez la situation et, lorsque cela est nécessaire, émettez une nouvelle facture par le circuit électronique attendu. La DGFiP précise que cette nouvelle facture doit comporter un nouveau numéro afin d’éviter toute confusion avec la facture refusée.
Selon le cas, il peut aussi être nécessaire de neutraliser les effets dans les systèmes internes, de procéder à un remboursement ou d’organiser une régularisation ultérieure adaptée.
Si le refus est contesté
Ne créez pas automatiquement une nouvelle facture ou un avoir au seul motif que le statut « refusée » apparaît. Instruisez le désaccord avec l’acheteur, conservez les justificatifs et documentez la suite retenue.
Le statut « refusée » ne tranche pas un différend commercial et ne remplace ni les mécanismes contractuels ni les voies habituelles de résolution du litige.
La fiche d’incident à conserver
- numéro, date, client, montant et opération concernée ;
- statut exact, date, heure et message affiché ;
- cause identifiée ou hypothèse en cours de vérification ;
- personne responsable et interlocuteurs sollicités ;
- correction apportée, nouvelle émission ou décision de maintien ;
- preuve de mise à disposition du destinataire ;
- copie éventuelle envoyée pour continuité et rapprochement effectué.
Réduire les rejets suivants
Analysez les causes récurrentes : données clients incomplètes, règles de numérotation, formats mal paramétrés, droits d’accès, information de routage ou intégration entre la solution comptable et la plateforme agréée. Le guide Plateforme agréée non choisie : que faire en 2026 ? aide à vérifier le circuit de réception et les responsabilités.
Ressources AVESIA
Retrouvez le dossier facturation électronique, la checklist 2026-2027 et les parcours TPE-PME ou intra-entreprise.
Source officielle
- DGFiP — Guide pratique de démarrage de la facturation électronique, questions 11 et 12.