Une même facture peut arriver par deux canaux pendant la transition : plateforme agréée et e-mail, plateforme et papier, ou deux plateformes après une erreur d’adressage. Il ne faut ni payer ni comptabiliser deux fois. Il faut rapprocher les documents, identifier la facture de référence et tracer le traitement du doublon.
Les six actions immédiates
- Suspendre le second paiement et placer les deux documents en contrôle.
- Comparer fournisseur, client, numéro, date, montants, TVA, devise et lignes.
- Contrôler les identifiants et statuts transmis par la plateforme.
- Demander au fournisseur quel envoi constitue la facture de référence.
- Rapprocher achats, comptabilité, banque, TVA et archivage.
- Conserver la preuve du doublon, de la décision et de la clôture.
Doublon exact ou nouvelle facture ?
Deux fichiers visuellement différents peuvent représenter la même opération, notamment un PDF lisible et sa facture structurée. À l’inverse, un avoir, une facture rectificative ou une réémission avec un nouveau numéro ne doit pas être supprimé comme un simple doublon. Le numéro, les références croisées, le statut et la réponse du fournisseur permettent de trancher.
Quel document conserver ?
Conservez la facture portée par le circuit réglementaire et son historique de statuts comme pièce de référence. Le document reçu par un canal parallèle peut être archivé comme preuve de continuité, clairement marqué « copie — ne pas payer / ne pas comptabiliser », sans le transformer en seconde écriture.
Si les deux exemplaires ont déjà été comptabilisés ou payés
- Bloquer toute nouvelle échéance liée à l’opération.
- Identifier l’écriture et le paiement corrects.
- Faire valider l’extourne ou la correction selon la procédure comptable.
- Demander le remboursement ou l’imputation au fournisseur si nécessaire.
- Contrôler la TVA et les déclarations concernées.
- Documenter le rapprochement final.
N’émettez pas artificiellement une nouvelle facture pour réparer un doublon : la correction doit porter sur le traitement interne ou suivre la procédure de rectification réellement applicable.
Registre minimal à conserver
Identification
Fournisseur, numéro, date, montants, canaux, horodatages et statuts.
Décision
Facture de référence, exemplaire neutralisé, validation, correction et contrôle final.
Prévenir les prochains doublons
- une règle unique de réception par fournisseur ;
- un contrôle automatique numéro + fournisseur + montant ;
- un statut « copie de continuité » non payable ;
- une procédure partagée entre achats, comptabilité et trésorerie ;
- un rapprochement régulier des statuts de plateforme.
Ressources AVESIA
Consultez le guide sur les factures PDF, la checklist 2026-2027 et le dossier central.