Cadrage du besoin
Avant la session, le niveau, le public, les usages métiers et les contraintes d’organisation sont clarifiés pour adapter le rythme et les exemples.
Catalogue de formations AVESIA
Développez vos compétences grâce à des modules pratiques, accessibles et immédiatement applicables
Microsoft 365 · Organiser ses documents SharePoint et ses e-mails Outlook
Formation pratique d’une demi-journée pour structurer la GED SharePoint et organiser les e-mails dans Outlook et Exchange Online.
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CONTENU PÉDAGOGIQUE
Objectifs de la formation
À l’issue de la formation, le stagiaire sera capable de :
- Définir des règles communes de classement adaptées aux activités et aux responsabilités de l’entreprise.
- Construire une arborescence documentaire SharePoint simple, cohérente et durable.
- Organiser les e-mails dans Outlook et Exchange Online pour les traiter et les retrouver efficacement.
- Articuler la messagerie et la GED afin de fiabiliser le stockage et le partage de l’information.
Prérequis
Le participant doit maîtriser les usages courants d’un ordinateur, d’un navigateur Internet et de la messagerie électronique.
Il doit disposer d’un compte Microsoft 365 actif donnant accès à SharePoint et à Outlook / Exchange Online, ainsi que des autorisations nécessaires pour réaliser les exercices.
Aucune compétence d’administration Microsoft 365 n’est requise. Il est recommandé de venir avec des exemples d’arborescences, de dossiers ou de messages représentatifs de son activité, préalablement anonymisés si nécessaire.
Contenu de la formation
Diagnostiquer les pratiques et définir les règles communes — 30 min
- Repérer les documents, messages, responsabilités et circuits d’information concernés.
- Identifier les difficultés : doublons, classements individuels, niveaux trop nombreux et droits incohérents.
- Définir une logique de classement partagée à partir de l’activité plutôt que des habitudes personnelles.
- Fixer les premières règles de nommage, de profondeur, de propriété et d’archivage.
Structurer la GED SharePoint — 1 h 15
- Distinguer sites, bibliothèques, dossiers, métadonnées, vues et raccourcis.
- Choisir le bon niveau d’arborescence et limiter l’empilement de sous-dossiers.
- Utiliser les colonnes, filtres, vues, versions et la recherche pour retrouver rapidement l’information.
- Organiser le partage et les droits à partir de groupes, en limitant les autorisations individuelles.
- Appliquer une convention de nommage et gérer les documents actifs, obsolètes ou à archiver.
- Construire une arborescence cible à partir d’un cas pratique de l’entreprise.
Organiser les e-mails dans Outlook et Exchange Online — 1 h
- Distinguer dossiers, catégories, indicateurs, favoris, archives et boîtes partagées.
- Construire une arborescence de messagerie courte, compréhensible et adaptée au suivi des activités.
- Créer des règles simples pour classer ou signaler automatiquement les messages récurrents.
- Utiliser les filtres et la recherche avancée pour retrouver un message sans multiplier les dossiers.
- Définir une routine de traitement : à faire, en attente, à conserver et à supprimer.
Relier e-mails et documents, puis ancrer les pratiques — 45 min
- Décider ce qui doit rester dans la messagerie et ce qui doit être conservé dans la GED.
- Enregistrer les pièces jointes utiles dans SharePoint et partager des liens plutôt que des copies.
- Éviter les doublons, les versions concurrentes et les documents conservés dans des boîtes individuelles.
- Réaliser un exercice de synthèse reliant un échange, un document et son emplacement de référence.
- Formaliser les règles retenues et le plan d’action à appliquer après la formation.
APPROCHE AVESIA
Mise en pratique
La formation privilégie les situations professionnelles concrètes afin que les participants repartent avec des méthodes directement applicables.
Formats possibles
La session est organisée selon les modalités réellement affichées sur cette fiche, le nombre de participants et le contexte de l’entreprise.
Après la formation
Les acquis sont consolidés par l’évaluation, la synthèse des bonnes pratiques et les actions à mettre en place dans l’environnement de travail.
La formation peut-elle être adaptée à notre entreprise ?
Oui. Les exemples, exercices et échanges peuvent être adaptés au secteur, aux outils utilisés, au niveau des participants et aux objectifs de l’équipe.
Présentiel, distance ou intra-entreprise : comment choisir ?
Le format est choisi selon le besoin pédagogique, la disponibilité des participants, la localisation de l’équipe et l’intérêt d’un atelier sur site.
La formation est-elle orientée résultats ?
Oui. L’objectif est de passer rapidement des notions au geste professionnel : cas pratiques, méthode, livrables utiles et plan d’action simple.
TARIFS ET DOCUMENTS
Collectif / Inter-entreprise350 € HTpar stagiaire
Individuel650 € HTpar stagiaire
Privatisé / Intra-entrepriseÀ partir de 900 € HTpar formation
Une formation portée par un organisme certifié Qualiopi
En Alsace ou à distance
AVESIA est basée à Riedisheim, près de Mulhouse. Selon les modalités indiquées sur cette fiche, la formation peut être organisée en entreprise en Alsace ou en classe virtuelle partout en France.
Des informations vérifiables
AVESIA est certifiée Qualiopi pour la catégorie « actions de formation ». Une prise en charge peut être étudiée selon le dossier et le financeur, sans garantie automatique.
Informations mises à jour le 23 août 2026.
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Expliquez votre contexte en quelques lignes. Nous transformons le programme en proposition concrète : format, rythme, dates, public concerné et prochaines étapes.
Accès sous 15 jours Accessibilité étudiée avec chaque participant
1. Vous décrivez le besoin.
2. Nous cadrons le bon format.
3. Vous recevez un plan clair.
Besoin d’échanger ?Parlons de votre projetVous souhaitez en parler lors d’un rendez-vous ? Réservez votre rendez-vous
Cette formation pratique d’une demi-journée permet de construire une organisation simple, cohérente et durable des documents dans SharePoint et des e-mails dans Outlook avec Exchange Online.
À partir des pratiques réelles de l’entreprise, les participants définissent des règles communes de classement, utilisent les outils de recherche et d’automatisation, puis apprennent à relier les messages aux documents sans multiplier les doublons.
Les exercices aboutissent à une arborescence cible et à un plan d’action directement transposables dans l’environnement de travail.
Chaque projet commence par un échange.
En nous contactant, vous bénéficiez :
• D’une écoute attentive pour comprendre vos besoins spécifiques.
• De conseils personnalisés pour identifier les meilleures solutions.
• D’un accompagnement clé en main, de l’idée à la mise en œuvre.
Les informations recueillies via ce formulaire sont utilisées uniquement pour répondre à votre demande et vous accompagner dans vos projets. En soumettant ce formulaire, vous acceptez que vos données soient traitées conformément à notre politique de confidentialité.
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Pourquoi choisir une formation AVESIA ?
Chez AVESIA, chaque formation est conçue pour transformer vos compétences et générer un impact concret dans votre quotidien professionnel.
Nos formateurs allient expertise métier et pédagogie active pour favoriser l’apprentissage par la pratique, avec des cas concrets et immédiatement applicables.
En choisissant AVESIA, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé, avant, pendant et après la formation, afin de garantir une progression durable et mesurable.
Choisissez votre format
Présentiel
InteractionUne expérience immersive en face-à-face : échanges directs, cas pratiques et accompagnement de proximité.
Distanciel
FlexibilitéEn visioconférence, où que vous soyez, avec la même efficacité pédagogique et des interactions en direct.
E-learning
AutonomieModules en ligne accessibles 24/7 pour apprendre à votre rythme, n’importe où, n’importe quand.
Choisissez votre organisation
Individuel
Sur-mesureAccompagnement 100 % personnalisé, centré sur vos objectifs et votre rythme.
Collectif
SynergieApprenez avec l’énergie du groupe et des cas concrets partagés.
Entreprise
Session dédiéeFormation privatisée pour vos équipes, centrée sur vos enjeux et vos outils.
Les étapes de votre formation
-
1Recherche de la formation
Choisissez la formation adaptée à vos besoins avec l’aide de nos Advisors.
-
2Test de positionnement
Une évaluation initiale pour définir votre niveau et personnaliser la formation (si applicable à la formation).
-
3Choix du format et de l’organisation
Sélectionnez le mode (présentiel, distanciel, e-learning) et la formule (individuel, collectif, entreprise).
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4Validation et choix des dates
Définissez vos dates de formation en validant la convention de formation et recevez la convocation officielle.
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5Animation de la session
Vivez la formation avec des méthodes interactives, cas pratiques et suivi personnalisé.
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6Évaluation et suivi pédagogique
Mesurez vos acquis et bénéficiez d’un accompagnement post-formation pour ancrer vos compétences.